R×Rアナログ&デジタル併用で簡単整理

最初が肝心! 名刺管理の超キホン

2013.02.28

「すごい名刺管理」の画面。スマホの画面上で、自分の名刺を相手のスマホに向けてフリックすれば、名刺交換が完了する!「すごい名刺管理」の画面。スマホの画面上で、自分の名刺を相手のスマホに向けてフリックすれば、名刺交換が完了する!

新しい出会いがあるたびに、ドンドンたまっていく名刺。もらったまま適当に放置すると、せっかくの人脈も宝の持ち腐れになりかねない。大量の名刺を管理するにはどうすればいいの? 整理&ファイリング術に詳しい桃山透さんに管理の極意を聞いてみよう!

「まずは市販の“名刺用ファイル”と“名刺用ボックス”を用意しましょう。名刺ファイルは1ページにつき3枚を収納する程度で小型のサイズがオススメ。名刺ボックスは50音のインデックス付きで400~1000枚ほど収納できるものがベストです」

さっそく文具店でツールをそろえ、いざ実践! でも、まず何から始めれば?

「名刺をもらったら、まずは片っ端からボックスの方に収納してください。しまうときは、会社名を50音順に分類しておきましょう。そして、使用頻度が高い名刺がわかったら、それを名刺ファイルの方に移動させてみてください」

すると、名刺ファイルには自然と「よく使う名刺」が、ボックスには「あまり使わない名刺」が収まることになるというワケ。

「ちなみに、名刺ファイルを小型にしたのは、携帯することを見越してのこと。得意先の名刺を出先でも取り出せるようにしておけば、いざ訪問した際も受付で部署名がわからなくなるような事態が防げますからね。もちろん今のご時世なら、名刺ファイルの代わりにスマホアプリを使うのも◯です」

さっそく無料の名刺管理アプリをいくつか使ってみたところ、便利だったのが「すごい名刺管理」。デジタル化した名刺をスマホ上で交換し、相手と簡単にメッセージのやり取りができるのが特徴。撮影した名刺をオペレーターが手入力してくれるので信頼性も◎。手入力タイプでは「Eight」もお薦めだ。

どの管理方法も最初に習慣づけてしまえば簡単なものばかり。さっそくみなさんも準備してみて!
(田島里奈/ノオト)

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